Mokyklos, darželiai, universitetai, profesinės mokyklos – visos šios įstaigos kasdien generuoja dešimtis dokumentų, kuriuos reikia pasirašyti. Direktoriaus įsakymai, darbo sutartys, mokymo sutartys su tėvais, susirinkimų protokolai, pažymos, projektų sutartys su fondais. Dar neseniai visa tai reiškė popierių kalnus, antspaudus ir laukimą, kol dokumentas fiziškai pasiekia adresatą.
Šiandien didelė dalis šių procesų gali – o kai kuriais atvejais ir privalo – vykti skaitmeniškai.
Elektroninis dienynas – jau standartas
Lietuvos mokyklose elektroninis dienynas nėra naujiena. Jo tvarkymo tvarka reglamentuota švietimo ir mokslo ministro 2008 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. ISAK-2008, vėliau atnaujintu 2019 m. vasario 27 d. įsakymu Nr. V-170. Šiandien absoliuti dauguma Lietuvos mokyklų naudoja elektroninį dienyną – „Mano dienynas“, „Tamo“ ar kitas sistemas.
Elektroninis dienynas – tai pirmasis žingsnis, parodęs, kad švietimo sektorius gali veikti skaitmeniškai. Kitas logiškas žingsnis – dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu.
Kokie dokumentai švietimo įstaigose pasirašomi el. parašu?
Praktikoje el. parašas jau naudojamas pasirašant mokytojų ir kito personalo darbo sutartis, direktoriaus įsakymus, tvarkas ir nuostatus, mokymo sutartis su mokinių tėvais ar globėjais, projektų finansavimo sutartis su Švietimo mainų paramos fondu ir kitais fondais, viešųjų pirkimų dokumentus, pažymas ir kitus raštus, teikiamus savivaldybėms ar ministerijoms.
Švietimo mainų paramos fondas jau reikalauja, kad sutartys būtų pasirašomos elektroniniu parašu ADOC formatu – valstybinės institucijos per GeDOC, o privačios organizacijos per BeDOC sistemą. Tai aiški kryptis: valstybės finansuojami švietimo projektai jau reikalauja skaitmeninio pasirašymo.
Valdybos, tarybos, duomenų keitimas – viskas per Registrų centrą
Švietimo įstaigos, kaip juridiniai asmenys, registruoti Juridinių asmenų registre, reguliariai turi teikti duomenis apie vadovų, valdybos narių pasikeitimus. Šiuos pakeitimus galima atlikti elektroniniu būdu – vadovas arba įgaliotas asmuo, kvalifikuotu el. parašu prisijungęs prie Registrų centro savitarnos, gali pakeisti duomenis, pridėdamas protokolą PDF arba ADOC formatu.
Tai taupo laiką – nebereikia vežti popierinių dokumentų į Registrų centro padalinį.
Teisinė bazė: eIDAS ir Civilinis kodeksas
Nuo 2016 m. liepos 1 d. visoje ES tiesiogiai taikomas eIDAS reglamentas (Nr. 910/2014). Jis apibrėžia tris el. parašo lygius: paprastąjį, pažangųjį ir kvalifikuotą.
Kvalifikuotas el. parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ranka rašytas parašas ir pripažįstamas visose ES šalyse narėse. Lietuvoje kvalifikuotą el. parašą galima sukurti naudojant mobilųjį parašą, „Smart-ID“ ar asmens tapatybės kortelę.
Civilinio kodekso 1.73 straipsnio 2 dalis patvirtina, kad rašytinės formos dokumentui prilyginami telekomunikacijų priemonėmis perduoti šalių pasirašyti dokumentai, jei užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti parašą. Tai reiškia, kad el. parašu pasirašyta darbo sutartis ar direktoriaus įsakymas turi lygiai tokią pačią galią kaip popierinis dokumentas.
Svarbu paminėti ir eIDAS reglamento nediskriminavimo principą: negalima atsisakyti pripažinti elektroninio parašo teisinės galios tik dėl to, kad parašas yra elektroninis.
Kodėl tai ypač aktualu švietimo sektoriui?
Mokyklų administracija dažnai dirba ribotais ištekliais, o biurokratijos krūvis yra didelis. Direktoriui tenka pasirašyti dešimtis dokumentų per savaitę – nuo darbuotojų atostogų prašymų iki viešųjų pirkimų aktų. El. parašas leidžia tai daryti bet kuriuo metu, iš bet kurios vietos.
Ypač tai aktualu vasaros laikotarpiu, kai administracija ruošiasi naujiems mokslo metams, o dalis personalo atostogauja – dokumentus galima pasirašyti nuotoliniu būdu per kelias minutes.
Apibendrinant
Švietimo sektorius Lietuvoje jau padarė didelį žingsnį skaitmenizacijos link – elektroniniai dienynai, „Infostatyba“, e. valdžios vartai. Elektroninis parašas yra natūralus šio kelio tęsinys. Kuo daugiau dokumentų bus pasirašoma skaitmeniškai, tuo mažiau laiko mokyklų administracija skirs popieriams – ir daugiau tam, kas iš tikrųjų svarbu: ugdymui.
„Setupad“ inf. ir nuotrauka
Užs. Nr.414