VVS yra tarsi didelis kompiuterinis žaidimas, skirtas įmonėms valdyti. Ji padeda tvarkyti įmonės informaciją, reguliuoti darbo procesus, priimti svarbius sprendimus ir bendrauti tarp darbuotojų. Pagrindiniai VVS komponentai:
1. Duomenų valdymas. Verslo valdymo sistemos renka, saugo ir analizuoja visus įmonės generuojamus ir gaunamus duomenis: nuo darbuotojų pomėgių iki išlaidų rašikliams ir arbatai. Kam viso to reikia? Kad vėliau vadovai galėtų analizuoti darbuotojų darbo sąlygas ir jų įtaką efektyvumui ir pelnui. Viskas labai paprasta. Jei darbuotojai daug laiko praleidžia virtuvėlėje ruošdami kavą ir arbatą, gal vertėtų pastatyti kavos aparatą, kad viskas būtų atliekama greičiau? Tai kainuoja, tačiau visų 50 darbuotojų laikas virtuvėlėje sumažinamas ir tai tikrai atsiperka…
2. Procesų valdymas. Tai yra taisyklės ir instrukcijos, kurias įmonė naudoja savo veiklai valdyti, pavyzdžiui, kaip pardavimai arba atostogų prašymai turi būti tvarkomi ir kas už tai atsakingas. Visi darbo procesai yra suskaidomi į mažesnius, todėl juos lengviau kontroliuoti ir užtikrinti, kad viskas daroma teisingai ir efektyviai. Pavyzdžiui, kas vyksta, kai pasirašoma nauja paslaugų sutartis su klientais? Sutartis atspausdinama ir atsakingas darbuotojas Nr. 1. Padeda spausdintą sutartį į segtuvą. Tuo pačiu metu paskiriamas darbuotojas Nr. 2, kuris užtikrins sutarties įgyvendinimą. Šis darbuotojas į pagalbą pasikviečia darbuotoją Nr. 3, kuris bendrauja su klientu ir darbuotoją Nr. 4., kuris daro tai, ką klientas pageidauja. Darbuotojas Nr. 5. Susisiekia su klientu ir pasiteirauja, ar viskas gerai, ar klientas patenkintas paslauga. Tada darbuotojas Nr. 6 išrašo sąskaitą. Darbuotojas Nr. 2. Sąskaitą patikrina, o darbuotojas Nr. 3 sąskaitą siunčia el. paštu. Darbuotojas Nr. 6 tikrina ar sąskaita apmokėta laiku ir duoda ženklą, kad klientui galima teikti kitas paslaugas. Painoka? Taip viskas atrodo be VVS, kuri gali atstoti ne vieno minėto darbuotojo veiksmus.
3. Sprendimų priėmimas. Tai yra kaip įmonė nusprendžia, ką daryti, remdamasi savo informacija ir taisyklėmis. Sprendimus priimti galima tik turint aiškia informaciją. Vadovas turi užduotį sumažinti skyriaus išlaidas. Ką jis daro? A) Atleidžia pusę darbuotojų. B) Uždraudžia kavos aparatą virtuvėje. C) paprašo darbuotojų patiems tvarkyti ir plauti biurą, nes taip sutaupoma valytojams. Idealiu atveju vadovas peržiūri savo VVS informaciją, kur matyti, kokios yra skyriaus pajamos ir išlaidos, taip pat kaip efektyviai dirba kiekvienas darbuotojas, kiek laiko trunka kiekvienas projektas. Gal reiktų sumažinti projektų atlikimo laiką? Kai per mėnesį bus aptarnaujama dvigubai daugiau klientų, padidės ir pajamos… O gal teks atleisti neefektyviai dirbantį darbuotoją ir į jo vietą priimti naują? Štai tokius sudėtingus sprendimus verslo valdymo sistema padeda priimti gana objektyviai, nesivadovaujant tik emocijomis ir asmeniniais santykiais.
4. Komunikacija. Tai yra būdas, kaip įmonė kalbasi su savo darbuotojais, klientais ir partneriais. Bendraujama skirtingais lygiais. Darbuotojai teikia informaciją apie klientus, jų aptarnavimo niuansus, poreikius ir lūkesčius. Tai padeda geriau aptarnauti ateityje. Pardavėjai bendrauja apie klientus, kurie yra sudėtingi, o kurie bendrauja žmogiškai. Finansininkai bendrauja apie gautas pajamas, sąskaitas ir sąskaitų aptarnavimo terminus. Tai svarbu ir projektų vadovams, ir įmonės vadovybei. Vadovai bendrauja su savininkais apie įmonės finansus ir pasiekimus. Visa tai daroma pasitelkiant CRM sistemas bei kitus bendravimo sprendimus.
5. Automatizacija. Tai būdas supaprastinti tam tikrus procesus ir sumažinti darbo krūvius darbuotojams. Pavyzdžiui, verslo valdymo sistemos integruojamos su buhalterinės apskaitos sistema, kuri padeda sąskaitas už paslaugas ar prekes išrašyti automatiškai. Sąskaita yra išsiunčiama buhalterijos vardu klientui. Specialios programos tikrina, kada sąskaita buvo atidaryta, taip pat tikrina, kad buvo gautas bankinis pavedimas, apie kurį iš karto informuojamas projektų vadovas, kuris tada pradeda vykdyti paslaugą. Taip nebelieka jau minėtų mistinių darbuotojų Nr. 3, 4, 5, 6, kurie atlieka nedideles funkcijas, tačiau gauna labai reikšmingą atlyginimą.
Verslo valdymo sistemos esmė – užtikrinti efektyvų įmonės darbą. Tai priklauso nuo visų darbuotojų geros valios. Jei VVS naudojama tinkamai, įmonė dirba labai efektyviai.
dineta.eu inf.
Užs. Nr. 1005